Audico Systems Oy:n tietosuojaselvitys

24.5.2018 / V 1.0

Henkilötietojen käsittelykäytäntö

Audico suojaa palvelujensa käyttäjien henkilötiedot ja noudattaa toiminnassaan henkilötietolakia, muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tässä selvityksessä kerrotaan, miten Audico kerää ja käsittelee henkilötietoja. 

Haluamme pitää antamistasi henkilötiedoista, aivan kuten sinusta asiakkaanammekin, hyvää huolta.

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Audicon palvelujen käyttäminen tai käyttäjän suostumus. Käsittelemme henkilötietoja myynti- ja markkinointitarkoituksissa, asiakaspalveluun ja -suhteeseen liittyvissä tarkoituksissa sekä asiakastyytyväisyyden ja palvelujemme kehittämiseksi. 

Audicon sähköiset palvelut kuten verkkosivusto tai uutiskirjeet voivat sisältää linkkejä tai pääsyn muiden toimijoiden sivustoille tai palveluihin. Sinut saatetaan ohjata palvelutoimittajamme sivustolle esimerkiksi verkkokaupan oston yhteydessä. Audico ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai käyttöehdoista. Audicolla voi olla myös erillisiä palvelukohtaisia ehtoja, jolloin näitä yleisiä ehtoja sovelletaan toissijaisesti.

Luovuttamalla henkilötietojasi Audicolle hyväksyt tämän tietosuojaselvityksen mukaiset käytännöt. 

Henkilötietoja käsitellään suojatuissa tietoturvallisissa järjestelmissä. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain niitä tarvitseville henkilöille. Henkilötietojen käsittely edellyttää kirjautumista järjestelmään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella sekä salasanalla.

SISÄLLYS:

  • Rekisteri-  ja tietosuojaseloste
  • Evästeet ja muut tunnistetiedot
  • Markkinointiesto

1. Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän nimi

 Audico Systems Oy / Y-tunnus: 0679184-3 

Osoite:  Olarinluoma 12, 02200 Espoo  / Rautatehtaankatu 22, 20200 Turku

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa:

Mika Pynnönen - puhelin: 020 747 9345 - sähköposti:

mika.pynnonen@audico.fi


Rekisterin nimi

Audico Systems Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilön kontaktitietoja käytetään Audicon asiakaspalveluun, asiakassuhteen hoitamiseen ja siihen liittyvään viestintään. Tietoja käytetään myös markkinointiviestintään ja tiedotukseen sekä asiakastyytyväisyyden ja palvelujemme kehittämiseksi. 

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista. Osa tiedoista on käyttötarkoituksesta riippuen pakollisia, jotta esimerkiksi ostotapahtuma voidaan käsitellä tarpeenmukaisella tavalla. 

  • Henkilön nimi
  • Henkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli, kieli, ammatti/toimiala)
  • Yrityksen tiedot jota henkilö edustaa (yrityksen nimi, osoite, laskutustiedot, sähköposti, y-tunnus, toimiala)

Sähköpostitse, puhelimitse tai verkkopalvelussa, palvelun käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot sekä niiden lomakkeilla annetut rekisteriin kerätyt tiedot:

  • Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • Maksutiedot, kuten luottokorttitiedot (tulevaisuudessa - uuden verkkopalvelun verkkokauppa)
  • Lisätiedot (henkilön jättämä lisätieto, kuten vapaamuotoinen viesti tai palaute ja muut yhteydenotot)
  • Postitusryhmät (ilmoitetut kiinnostuksen kohteet), luvat ja suostumukset, kiellot
  • Muut tunnistetiedot (mm. henkilön julkinen IP-osoite)
  • Seurantatiedot (sähköisten markkinointitoimenpiteiden seurantatiedot)
  • Evästetiedot (lue lisää evästekäytännöstämme alla)

Tapahtumista henkilötietoihin liitetään:

  • Tieto osallistumisesta ja mahdolliset ruokarajoitteet

 

Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilön omalla suostumuksella, verkkopalvelussa olevilla lomakkeilla tai myynti- ja

esittelytapahtumissa antamat tiedot. Verkkopalvelun automaattisesti keräämä verkkopalvelun analysointia ja kehittämistä tukeva aineisto. Sekä mahdollisesti erillisiä kampanjoita varten ostetut henkilötiedot.

Tietojen käsittely, luovutus ja säilytysaika 

Tietoja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella rekisterinpitäjän ja rekisterinpitäjän valtuuttamien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta (tällaisia käyttötapauksia ovat esimerkiksi käytetyt palvelinsalit, varmuuskopiot järjestelmien tiedostoista ja tietokannoista).

Henkilötietoja ei luovuteta muiden kuin Audicon hyödynnettäväksi. Audico saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Audicon palvelujen toteuttamiseen ja tässä tietosuojaselvityksessä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen voidaan katsoa olevan voimassa sekä kohtuullisen ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kiinnitämme huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan kaikessa toiminnassamme. Käytämme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja henkilötietojesi suojaamiseksi. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä asiakastietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. 

Tarkastus- ja korjausoikeus

Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista. Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Pyyntö kohdistetaan oletuksena pyynnön lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyihin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Mikäli henkilö haluaa kieltää tällaisen toiminnan tai poistaa henkilötietonsa käsittelystämme kokonaan, hän voi tehdä sen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.  Huomioithan, että voimme tietoturvasyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.

Valitusoikeus

Mikäli katsot, että sinua koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelyn asetuksia, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muutokset tähän tietosuojaselvitykseen

Audico voi tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselvitykseen ilman etukäteistä ilmoitusta. Muutokset voivat liittyä myös lainsäädännön muutokseen. Tietosuojaselvitys löytyy aina Audicon verkkopalvelusta.

 

2. Evästekäytännöt

 

Evästeistä yleisesti

Verkkopalvelussamme käytetään evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi (seurantaevästeet) ja palvelussa olevien toimintojen mahdollistamiseksi (toiminnalliset evästeet). Eväste on tekstitiedosto, joka verkkopalvelun sivulla käydessä tallentuu käyttäjän tietokoneelle määräajaksi. Halutessasi voit välttää evästeiden käytön määrittämällä selaimesi asetukset niin, ettei evästeitä tallenneta käytön aikana. Tämä voi kuitenkin vaikuttaa heikentävästi sivuston toiminnallisuuksiin ja käyttökokemukseen tai joissain tapauksissa estää käytön kokonaan.

Seurantaevästeet

Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmä- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla yhdistetään käyttäjän seurantatietoon mahdollisesti mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän kiinnostuksen aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi. Google Analytics -seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä selaimen lisäosalla (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/).

Uusille tuleville verkkosivuillemme otamme käyttöön Facebook Pikselin. Päivitämme evästeselostetta tämän jälkeen. 

Toiminnalliset evästeet

Verkkopalvelun toiminnalliset osa-alueet, jotka edellyttävät käyttäjän kirjautumista tai muuta tunnistautumista vaativat evästeen toimiakseen. Evästeen tietoihin tallennetaan tarvittavat tiedot käyttäjästä ja eväste poistetaan joko määräajan päätteeksi tai kun käyttäjä kirjautuu ulos.

Muut tunnisteet

Verkkopalvelun käyttäjästä tallennetaan verkkopalvelun käytön yhteydessä tunnistetietoja palvelimen ja verkkopalvelun lokitiedostoihin (mm. IP-osoite, avattu sivu ja haetut tiedostot sekä mahdolliset käytönaikaiset virhetilanteet) sekä kerätään tietoa sivuston käyttöliittymän toiminnasta (tallennukset, kuumakarttatiedot, lomakkeiden käyttötiedot). Näiden tietojen keräämisen tarkoitus on palvelun seuranta ja kehittäminen sekä vikasietoisuuden ja tietoturvan jatkuva parantaminen.


3. Markkinointiesto

 Voit estää kaiken markkinoinnin Audico Systems Oy:ltä ottamalla yhteyttä 

Mika Pynnönen - puhelin: 020 747 9345 - sähköposti: mika.pynnonen@audico.fi