Ruosteenväriseksi hapotettujen teräslevyjen ja suurten ikkunarivistöjen täyttämä julkisivu kohoaa komeana ja epäsymmetrisenä kohti Etelä-Helsingin keväistä sinitaivasta. Uudisrakennuksen taitettu katto näyttää samalta materiaalilta kuin seinätkin.

Kemikaalivirasto (ECHA eli European Chemicals Agency) muutti vuodenvaihteessa Punavuoren Telakkarantaan Vanhan kirkkopuiston laidalta. ”Mini-Brysseliksi” kutsuttu näyttävä kokonaisuus tehtiin kansainväliselle kemikaalialan väelle yhdistelemällä vanhaa ja rakentamalla uutta.

EU:n kemikaaliviraston väki neuvottelee, sopii ja valvoo, että valmistajien ja maahantuojien tuotteet eivät sisällä vaarallisia aineita. Kiellettyjen aineiden listalla on yli 200 kemikaalia. Niitä ei saa olla unionin alueella myytävissä tuotteissa.

Audio-visual Service Manager Konstantinos Anagnostakiksen tekniikkaryhmän työtä on järjestää etäyhteydet valmiiksi, kun virastossa alkaa videoneuvottelu jonnekin päin maailmaa monta kertaa päivässä. Kaiken pitää sujua nopeasti ja ilman ongelmia, sillä kokouksessa saattaa olla kymmeniä osallistujia.

Anagnostakiksen tiimiin kuuluu hänen lisäkseen kaksi viraston suomalaista teknikkoa sekä Audicolta palkattu tukikaksikko, AV-operaattorit Matthew Stocks ja Jarkko Nieminen. Kaikkein isoimpiin tapahtumiin Anagnostakis tilaa Audicolta vielä lisäjoukkoja tuekseen. Tätä ulkopuolista apua ja sopimuksen antamaa joustavuutta hän pitää suurena etuna ja helpotuksena.

Koska matkustamista eri maiden välillä halutaan vähentää kustannus- ja ilmastosyistä, videoneuvotteluiden rooli on kasvanut asioista päätettäessä. Silti myös fyysisiä neuvotteluita tarvitaan yhä, koska sopu ja yhteisymmärrys löytyvät helpommin kun osapuolet kuulevat ja näkevät toisensa oikeasti kasvotusten.

On-line ja on-site

Kreikkalainen Anagnostakis tuli Helsinkiin töihin Lontoosta kuusi vuotta sitten. Hän on innoissaan viraston uudesta upeasta toimipaikasta, vaikka se sijaitseekin hieman kauempana kaupungin keskustasta kuin entinen. Mutta muuton kiireinen aikataulu joulunpyhinä ja sitä edeltäneet kiemurat tuottivat tekniselle päällikölle päänvaivaa.

”Koska kaikki sopimuksemme ovat EU:n kilpailuttamia, suunnitelmia, järjestelmiä ja laitteita tuli monesta maasta ja kaikki piti saada pelaamaan yhteen. AV-urakan voittanut kreikkalainen firma nosti kädet pystyyn hankkeen viime metreillä. Belgialainen Axians astui heidän tilallensa ja valitsi Audicon suomalaiseksi alihankkijafirmakseen. Lopulta kaikki meni täysin nappiin niin kuin pitikin. Tällaisessa maiden välisessä projektissa vaatimustaso on hyvin korkea eikä siitä tarvinnut tinkiä. Iso kiitos siitä, että pysyimme laatuedellytyksissä, aikataulussa ja budjetissa kuuluu Audicon projektipäällikölle, joka jakoi työtehtävät asentajille järkevästi sitä mukaa kuin rakentaminen ja laitteiden toimitukset edistyivät. Ja toistaiseksi missään laitteissa, jotka asennettiin kyseisenä ajanjaksona, ei ole ollut merkittäviä toimintaongelmia”, Anagnostakis kertoo loppuvuoden vaiheista.

Projektinhoitaja Tero Torenius Audicolta kertoo, kuinka kemikaaliviraston tapaus poikkesi tavallisesta tilanteesta Audicon kannalta: ”Virastolla oli valmiit laitteet ja av-suunnitelma. Me asensimme sen mukaan laitteet uusiin tiloihin ja varmistimme, että ne olivat täydessä toimintakunnossa aikataulun mukaan. Kaikki eteni hyvin nopeasti. Solmittu projektimalli on sellainen, että jatkossa myös huollamme laitteistoa tarpeen mukaan ja lisäksi vuokraamme heidän käyttöönsä kaksi työntekijäämme”.

Kemikaalivirasto käyttää video- ja etäneuvotteluissaan Ciscon Webex-järjestelmää. Anagnostakis pystyy sijoittamaan työntekijöiden ennakkotilauksen mukaan neuvottelut sopivaan paikkaan talon monista eri kokoisista tiloista. Ennen kokouksen alkamista ja sen aikana paikalla on tekniikkatiimin jäsen varmistamassa, että kuva- ja ääniyhteydet pelaavat moitteettomasti ja että osallistujat osaavat toimia etäyhteyksien kanssa.

Audicolla huoltopäällikkö Mika Pohja seuraa viikoittain Anagnostakiksen täyttämää Excel-taulukkoa, josta selviävät tulevat kokoukset ja tarkemmat tiedot, kuten käytettävä laitteisto ja tarvittava AV-tuen määrä.

”Ohjaan sitten oikean miehityksen paikalle oikeaan aikaan. Kirjaamme myös kaiken ylös ja raportoimme ECHA:lle kuukausittain tapahtuneen ja esimerkiksi sen, jos tekniikkapuolelle tarvitaan muutoksia tai uudistuksia”, Pohja kertoo.

ECHA:n hiljattain työntekijöillään teettämän kyselyn mukaan 85% eli 421 ihmistä vastanneista oli tyytyväisiä talossa annettavaan AV-tukeen.

Työntekijöitä 28 maasta

Kemikaalivirasto on sijainnut Helsingissä jo 13 vuotta. Suomi oli hävinnyt taistelun ruokavirastosta Italialle, mutta sai tilalle henkilöstömäärältään kaksi kertaa suuremman viraston. Siellä työskentelee ihmisiä lähes jokaisesta EU-maasta. Yli 560 työntekijästä suomalaisia on noin kolmannes, sen jälkeen eniten on italialaisia, saksalaisia, ranskalaisia, espanjalaisia ja kreikkalaisia.

L Arkkitehtien suunnittelemaan kahdeksankerroksiseen toimistorakennukseen kuuluu nykyaikainen mustanpuhuva uudisosa sekä asemakaavassa suojeltu telakan maalarinpaja ja puusepänverstas, jotka arkkitehti Theodor Höijer suunnitteli 1890-luvulla.

Kun rakennuksen ensimmäisen kerroksen kahvila-ravintolasta tai neuvottelusaarekkeista katsoo ylöspäin, kirkkaan keltaisiksi maalatut vanhat nosturin osat ja teräspalkit muistuttavat tilan teollisesta historiasta. Ulkona näkyy rannassa edelleen kohoava satamanosturi.

Lasinen silta kiinnittää konferenssi- ja kokouskeskuksen toimistorakennukseen. Siiven suuri, 500-paikkainen kokoussali on rakennettu yli satavuotta vanhaan, suojeltuun konepajahalliin.

Työskenneltyään AV-asioiden parissa Kreetalla, Lontoossa ja Helsingissä, Konstantinos Anagnostakis on pannut hauskasti merkille eri tavoin toimivat eurooppalaiset:

”EU-hommissa on ollut mielenkiintoista nähdä kuinka työskentelytavat ja -kulttuuri vaihtelevat eri maissa. Esimerkiksi kreikkalaiset ja eteläeurooppalaiset ovat kuin pingiksen pelaajia: ping-pong, asioita pallotellaan edestaas ja vastapuoli reagoi salamannopeasti. Keskieurooppalaiset taas ovat tenniksenpelaajia: lyönti suunnataan kentälle rauhallisesti ja toinen osapuoli vastaa, jos ehtii tai kykenee. Suomalaiset ovat keilaajakansaa: pallo suunnataan maaliansa kohti rauhassa ja harkiten. Useimmiten seuraa täyskaato, johon voi reagoida antamalla aplodit”, Konstantinos naurahtaa.

 

Teksti: Tom Nyman

Kuvat: ECHA, Kuvatoimisto Kuvio