Kokouskeskus keskellä Kalliota

Vuonna 2013 tuli kokonaisvaltaisen uudistuksen aika. Laajan remontin myötä päivitetään sekä toimistotilat että kokouskeskuksen muodostavat kokous- ja koulutustilat. Tämä edellyttää uuden ajattelun myös esitysteknisten järjestelmien osalta.

Toisen Linjan päässä kohoava Kuntatalo toimii monen kokouksen näyttämönä kuntasektorilla, mutta talon toimivia puitteita voivat vuokrata kaikki tiloja tarvitsevat. Kuntatalossa on tällä hetkellä 30 kokous- ja koulutustilaa, sekä kattavat oheispalvelut.

“Talon käyttäjäkunta on varsin laaja. Täällä pidetään hallituksen kokouksia niin päättäjä- kuin asunto-osakeyhtiötasollakin ja tietenkin erilaisia seminaareja, yrityskoulutuksia sekä iltatilaisuuksia,” kertoo johtaja Risto Timonen toimintoja operoivasta Kuntaliitto Palvelut Oy:stä.

Suurimpia tapahtumia vuosittain Kuntatalon tiloissa on Kuntamarkkinat- tapahtuma, jonka aikana tilat palvelevat tuhansia ihmisiä luennoilla, keskustelutilaisuuksissa ja juhlavastaanotoilla. Vuoden 2015 Kuntamarkkinat kokosi yhteen yli 7 500 kävijää kahden markkinapäivän aikana.

“Kun lähdimme listaamaan toiveita ja tarpeita uusittaville audiovisuaalisille ratkaisuillemme nousi esiin kolme keskeistä asiaa: helppokäyttöisyys, monipuolinen käyttövalmius ja tiedonsiirron merkitys.” Talon tekninen isännöitsijä Erkki Jylhä jatkaa: “Lisäksi halusimme saada tiloista mahdollisimman muunneltavia niin kooltaan kuin toiminnoiltaankin.”

Audico kumppaniksi

Audico pääsi suunnittelemaan ja toteuttamaan Kuntataloa Suomen johtavan toimistotarvikkeiden ja -tekniikan toimittajan, KL-Kuntahankinnat Oy:n sopimuskumppanin Lyrecon kautta. Audico tekee tiivistä yhteistyötä Lyrecon kanssa vaativissa audiovisuaalisissa projekteissa. Kuntatalon projektista vastasi Lyrecolla myyntijohtaja Risto Wolin ja Audicolla Olli Karisalmi.Audicoon mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa Kuntatalon luentosalin, neuvotteluhuoneita, koulutustiloja sekä muita yhteistiloja.

“Kuntatalo on arkkitehtuurisessa haastavuudessaan kiinnostava projekti. Remonttityön audiovisuaalisessa osassa on hyödynnetty olemassa olevaa suunnitelmaa ja kaapelointia. Tiloihin ei haluta näkyviä AV-keskuksia, vaan audiovisuaaliset laitteet on keskitetty erillisiin, helposti saavutettaviin, mutta katseelta piilossa pysyviin tiloihin,” kuvaa Karisalmi lähtötilannetta.

Tekniikkaa muuntuvien tilojen ehdoilla

Kuntatalon tilat muuntuvat nyt moneksi ja tilat ovat saaneet uuden raikkauden uusitun sisustuksen myötä. Ja esitystekniikka palvelee nyt paremmin. Tapahtumasta riippuen suuri luentosali laajenee tarvittaessa yhdeksi tilaksi eteisaulaan asti näyttöjen ja äänentoiston kautta. Toisaalta aulatilassa on mahdollista toteuttaa erillistä tapahtumaa samaan aikaan luentosalin kanssa. Ylempien kerrosten yhteistilat taipuvat niin ikään koulutus- ja juhlakäyttöön.

Neuvotteluhuoneet on remontin yhteydessä varustettu koosta riippuen joko projektoreilla tai ammattinäytöillä. Suurimmissa tiloissa on käytössä Sonyn laserprojektorien lisäksi apunäytöt. Kaikkiin tiloihin on asennettu Genelecin aktiivikaiuttimet ja RCF:n upotetut puheäänikaiuttimet. Luentosalin toimivuutta lisättiin Sonyn projektoreilla ja nyt puhujille nousee esitysten tueksi Arthur Holmin apunäytöt. Crestronin käyttäjä ystävälliset ohjauspaneelit selkeyttävät AV-tekniikan ohjauksen.

Viestintä on otettu AV-suunnittelussa huomioon monipuolisesti. Aulojen näytöt on mahdollista valjastaa tapahtumien tiedotuskäyttöön perinteisen opastuksen lisäksi. Ääni ja kuva liikkuvat tarvittaessa tiloista toisiin Crestronin parikaapelimuuntimia hyödyntäen. Lisäksi kaikkiin tiloihin on otettu käyttöön Crestronin tilavarausjärjestelmä ja ovinäytöt, jotta tiloja voidaan hallinnoida sujuvasti.

Pitkä remontti vaatii kärsivällisyyttä ja luottamusta

Kuntatalon tekniikan päivittämisessä 2010-luvulle korostuu kärsivällisyys.

“Remonttia on nyt takana noin puolet,” arvioi tekninen isännöitsijä Jylhä.

Taloa remontoidaan kerros ja kulma kerrallaan. Kuntatalon kokoustilojen tarjonta tulee vielä kasvamaan remontin jatkuessa. Peruskorjauksen on arvioitu olevan valmis vuonna 2019.

Yhteistyössä Audicon kanssa on päästy siihen, että Jylhä luottaa Karisalmen suunnitelmiin.

“Audicon kanssa työskentelyssä hienoa on ollut se, että mitään ei ole hankittu turhaan. Mikäli jokin laite ei ole istunutkaan käyttöönsä odotetulla tavalla, on tilalle keksitty toimivampi ratkaisu.”

Karisalmi puolestaan kiittelee Jylhää yhteistyöstä ja korostaa, että projektia on helpottanut se, että Audico on saanut olla mukana suunnitteluvaiheesta lähtien ja kommunikointi on ollut selkeää ja avointa.

Nyt Kuntatalossa on päästy käyttö koulutukseen ja syyskuussa pidetyt Kuntamarkkinat asettivat uudet tilat koetukselle.

”Odotukset uusilta laitteilta oli kovat ja Kuntamarkkinattapahtuma oli todellinen laitetesti koko järjestelmälle. Audicon ammattilaiset Toni Hämäläinen ja Esa Vaaramaa päivystivät varmuuden vuoksi ja selvisivät tiukasta luentoaikataulusta pelkällä käyttöopastuksella. Palaute käyttäjiltä oli positiivista ja varsinkin äänentoisto sai kehuja. Luentosalin AV-tekniikan ja kamerajärjestelmän yhteensovittaminen ja viimehetken hankinnat mahdollistivat laadukkaan TV-kuvan esittämisen eripuolilla taloa ja välittämisen suoratoistona myös talon ulkopuolelle.” Erkki Jylhä kertoo.

”Lyrecon ja Audicon sujuva yhteistyö ja nopeat tavaratoimitukset lyhentävät remonttiaikaa ja tilat saadaan nopeasti Kuntatalon kokouspalvelun käyttöön”.

Työtä on vielä jäljellä, mutta luottamuksella ja yhteisellä halulla päästään sujuvasti eteenpäin.

Kuvat: Kuvatoimisto Kuvio