Asianajotoimisto White & Case Oy muutti alkuvuodesta 2018 Helsingin Aleksanterinkadulle. Muuttoa edelsi pari vuotta väistötiloissa ja päätös luopua pitkään palvelleista mutta vesivahingossa kärsineistä tiloista Etelärannassa. ”Samalla päätettiin pistää uusiksi koko kalusto. Oli helpompi jättää mittatilauksena tehtyjä ja hyvin kaapeloituja huonekaluja vanhoihin tiloihin kuin edes yrittää muuttaa niitä mukana,” muistelee IT Manager Marjaana Laitinen. White & Case:n osakkaat, Timo Airiston johdolla vastasivat muuttoon liittyvistä päätöksistä. Laitinen vastasi yhdessä HR Manager Sevi Pesosen kanssa kaikista järjestelyistä. Muutossa mukaan lähti taidekokoelma ja pientavaraa, muuten uuden tilan suunnittelu aloitettiin puhtaalta pöydältä.

Uuden työn tekeminen, turvallisuus ja tasa-arvoisuus olivat tilojen suunnittelussa lähtökohtina, joita toteutettiin kaikilla osa-alueilla. Uuden työn tekeminen, turvallisuus ja tasa-arvoisuus olivat tilojen suunnittelussa lähtökohtina, joita toteutettiin kaikilla osa-alueilla. Asianajotoimistolle asiakkaiden yksityisyys ja sen turvaaminen ovat työn perusta.

White & Case:lla ja Audicolla on pari vuosikymmentä kestänyt yhteinen historia ja Marjaana Laitiselle oli selvää, että hän haluaisi hoitaa uusien tilojen audiovisuaaliset ratkaisut Audicon  ja erityisesti Mikko Tenhusen, kanssa. ”Luottamus ja tottumus,” miettii Laitinen. ”Kun on tottunut siihen, että asiat hoituu ilman ylimääräistä ponnistelua ja lopputulos on laadukasta, niin on päivänselvää, että haluaa jatkaa yhteistyötä.”

Koska White & Case on usean tuhannen työntekijän globaali yritys, tuo sen toimintatavat mukanaan paitsi selkeyttä, myös ajoittain haasteita paikallistason kulttuurien eroissa. Yrityksellä on selkeä speksilista toimitiloille, joka yhtenäistää yrityksen ilmettä kansainvälisesti Australiasta Italiaan ja Brasiliasta Kazakstaniin. ”Yleensä maakohtaisesti ei ole mahdollista valita kumppaneita, vaan globaalit sopimukset ohjaavat AV-hankintoja joita valvotaan White & Case:n omista AV-hallinnointi pisteistä.” Marjaana Laitinen kertoo. ”Meidän onneksemme Suomi on sen verran syrjäinen maa, että sain taivuteltua ylemmän johdon ymmärtämään, että ei ole mitään järkeä lennätellä tänne ihmisiä, kun asiantuntijuutta löytyy lähempääkin.” Nyt jälkikäteen katsottuna Laitisen päättäväisyys on säästänyt paljon rahaa, aikaa ja vaivaa. ”Remontti venyi ja näin ollen ulkomaiset av-asiantuntijat olisivat tulleet tänne täyden remontin keskelle, turhaan. Oli huomattavasti helpompi sopia asioita Espooseen. Puolen tunnin automatkan edut nähtiin monesti, etenkin kun vastaan tuli tilanteita, joissa tarvittiin huoltoa tai muuta teknistä tukea pikaisesti.” Audicon projektinhoitaja Tero Torenius kerää kiitosta.

”Terosta tuli remontin aikana melkein osa meidän työyhteisöä,” Laitinen ja Pesonen nauravat muistellen remonttivaiheen sattumuksia.

Konsernijohdon myönnettyä suomalaiselle toimistolleen poikkeusluvan, lensi Audicon AV-ohjaukseen ja ohjelmointiin erikoistunut Olli Mäkinen New Yorkiin, White & Casen kotipesään, tutustumaan yrityksen arkkitehteihin ja teknisiin käsikirjoihin. Projektimyyntipäällikkö Mikko Tenhunen aloitti puolestaan tiiviin yhteydenpidon White & Case:n Filippiinien toimistolle, missä projektin johto sijaitsi tällä kertaa. ”Saimme tarkan listanmikrofoneista lähtien, mitä pitää olla. Audicon edustus istui hyvin yhteen tarpeiden ja määreiden kanssa.”

Paitsi tuotemerkkejä, on konsernitasolla määritetty myös tiettyjä standardeja toiminnallisuuksille. ”Esimerkiksi pöytätasojen kiillon ja huoneiden akustiikan tulee olla tietynlainen jo ihan siitä syystä, että pidämme paljon videokonferensseja ja haluamme, että kuva itsessään ei erottele maita toisistaan.” Yhdenvertaisuus työnteossa on yksi White & Case:n lähtökohdista. Työtä tehdään samoilla laitteilla ja samoin tiedoin, olipa kyseessä toimitusjohtaja tai aloitteleva juristi, paikkana Singaporen pilvenpiirtäjä tai museoviraston suojelema rakennus Helsingin Aleksanterinkadulla.

White & Case:n uudet tilat levittäytyvät kahteen kerrokseen. Viidennessä kerroksessa sijaitsevat asiakastilat eli valoa tulviva odotustila, neljä neuvotteluhuonetta sekä yksi monitoimitila. Suurin tiloista, Väinämöinen, vetää saman pöydän ääreen 20 henkilöä. Vellamo, Louhi, Aino ja Ilmatar ovat perinteisiä neuvotteluhuoneita, joista kahdessa on valmiudet videokonferensseihin. Väinämöinen on muunneltavissa neuvotteluhuoneesta luokkahuoneen kaltaiseksi opintotilaksi tai rennoksi oleskeluhuoneeksi baaritiskeineen ja sohvineen. Myös AV-ratkaisut elävät tilaisuuden ehdoilla.

”Toimi kuin unelma,” summaavat Laitinen ja Pesonen remontin projektinhallintaa suunnittelijoiden puolelta. Audicon Mikko Tenhunen painottaa, että tässä projektissa poikkeuksellista on ollut se, että AV on otettu suunnitteluun mukaan alusta lähtien. ”Tuntuu hullulta, että näin ei olisi ollut, sillä AV-ratkaisuthan liittyvät aivan kaikkeen,” Sevi Pesonen pohtii ääneen ja muistelee keskusteluja, joita käytiin kalustevalmistajien kanssa siitä, miten tekniikka saadaan piilotetuksi neuvottelupöytien sisään siististi. ”Meidän tilat on nyt niin kauniit ja toimivat, että meiltä kysellään, voiko tilojamme vuokrata.”

Audicon ammattilaisten lisäksi White & Case:n uusien toimitilojen ilmeestä ja toimivuudesta vastasivat Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen Oy ja remontin konsulttina toimi Marco Savolainen CBRE Finlandista.

Tuloksena on toimivat tilat ja loppulasku, joka ei noussut audiovisuaalisten ratkaisujen kohdalla alkuperäisestä. Myös globaali johtoporras oli tyytyväinen tekemäänsä päätökseen, antaa Audicon toteuttaa kaikki audiovisuaaliset suunnitelmat ja ratkaisut. ”Miten kukaan voisi olla tyytymätön, kun hommat toimivat?”

Kuvat: Kuvatoimisto Kuvio Oy