Advokatbyrå White & Case Oy flyttade till Alexandersgatan i Helsingfors i början av 2018. Flytten föregicks av ett par år i tillfälliga utrymmen och beslutet att ge upp de långvariga, men vattenskadade lokalerna vid Södra hamnen. "Samtidigt beslutades att all utrustning skulle förnyas. Det var lättare att lämna de skräddarsydda och integrerade möblerna i de gamla lokalerna än att ens försöka flytta dem", minns IT-chef Marjaana Laitinen. White & Case delägare, med Timo Airisto i spetsen, var ansvariga för alla beslut gällande flytten. Laitinen svarade tillsammans med HR-chefen Sevi Pesonen om alla praktiska arrangemang. Konstsamlingen och mindre föremål flyttade, i övrigt startades planeringen av det nya lokalerna från noll.

 Nya sätt att arbeta, säkerhet och jämställdhet var utgångspunkterna för planeringen av de nya lokalerna. För advokatbyrån är kundens intimitet och säkerhet grunden för arbetet.

White & Case och Audico har ett par decennier av gemensam historia och det var klart för Marjaana Laitinen att hon ville att Audico skulle sköta de nya lokalernas audiovisuella lösningar och särskilt Mikko Tenhunen. "Förtroende och vana", konstaterar Laitinen. "När du är van att sakerna sköts utan extra ansträngning och kvaliteten är hög är det uppenbart att du vill fortsätta arbeta tillsammans."

Eftersom White & Case är ett globalt företag med flera tusen anställda, medför det inte bara klarhet i tillvägagångsätt, tidvis ger det utmaningar i form av lokala kulturella skillnader. Företaget har tydliga specifikationer för lokaler som förenar företagets image internationellt från Australien till Italien och från Brasilien till Kazakstan. "Vanligtvis är det inte möjligt att välja partner från land till land, globala kontrakt styr AV-upphandlingar, som styrs av White & Cases egna AV-administration”, förklarar Marjaana Laitinen. "Till vår lycka är Finland ett så avlägset land att jag lyckades övertala ledningen att det inte är smart att flyga hit människor när kompetensen finns närmare”.  I efterhand har Laitinens beslutsamhet sparat pengar, tid och möda. ”Renoveringen försenades, och utländska AV experter skulle ha kommit hit mitt i en fullständig renovering, förgäves. Det var mycket lättare att komma överens om saker till Esbo. Fördelarna med en halvtimmes bilresa blev tydlig, särskilt i situationer då behovet av service eller annan teknisk support var akut. "Audicos projektledare Tero Torenius får beröm. ”Under renoveringen blev Tero nästan en del av vårt arbetsgemenskap”, skrattar Laitinen och Pesonen i reminiscens av renoveringarna.

När koncernledningen beviljat den finska byrån undantagslov flög Olli Mäkinen, som specialiserat sig på AV-kontrollsystem och programmering  till New York, till White & Case hemmabas för att bekanta sig med företagets arkitekter och alla tekniska handböcker. Projektförsäljningschef Mikko Tenhunen började i sin tur ett nära samarbete med White & Cases byrå i Filippinerna, där projektledningen fanns denna gång. "Vi fick en exakt lista över önskad utrustning, lyckligtvis satt Audicos produkt representationer bra med behovet och specifikationerna".

Förutom varumärken har vissa standarder för funktionaliteter också definierats på koncernnivå. "Exempelvis bör bordsskivorna och rumsakustiken fylla vissa standarder, eftersom vi håller många videokonferenser och vill att bilden inte ska skilja åt verksamhetsländerna." Jämställdhet i arbetet är en av White & Cases utgångspunkter. Arbetet görs med samma utrustning och på samma sätt, vare sig det är verkställande direktören eller en ny advokat, i en skyskrapa i Singapore eller i en byggnad som skyddats av museiverket på Alexandersgatan i Helsingfors.

White & Cases nya lokaler sprider sig över två våningar. På femte våningen finns klientrum, det vill säga ett öppet väntrum fullt med ljus, fyra konferensrum och ett flerfunktionsrum. Det största utrymmet, Väinämöinen, rymmer 20 personer vid samma bord. Vellamo, Louhi, Aino och Ilmatar är traditionella konferensrum, varav två har videokonferensmöjligheter. Väinämöinen kan omvandlas från ett konferensrum till ett klassrum eller ett avslappnat vardagsrum med barstolar och soffor. AV-lösningarna anpassar sig till tillfällena.

"Fungerade som en dröm", summerar Laitinen och Pesonen projektledningen för renoveringen. Mikko Tenhunen från Audico betonar att det har varit enastående i det här projektet att AV-lösningr har inkluderats i designen från början. "Det känns galet att det inte skulle ha varit med för det är AV-lösningar det handlar om", säger Sevi Pesonen högt och minns diskussionerna med möbeltillverkarna om hur man döljer tekniken i konferensborden noggrant. "Våra konferensutrymmen är nu så vackra och funktionella att vi får förfrågningar om vi kan hyra ut våra lokaler."

Utöver Audicos proffs ansvarade inredningsarkitektbyrån Gullstén & Inkinen Oy och renoveringskonsulten Marco Savolainen från CBRE Finland för lokalernas design och funktionalitet.

Resultatet är ett fungerande utrymme och en sluträkning på audiovisuella lösningar som inte steg från det ursprungliga. Den globala ledningen var också nöjd med sitt beslut, att låta Audico göra alla de audiovisuella planerna och lösningarna. "Hur kunde någon vara missnöjd när allt fungerar?"