Advokatbyrån White & Case Oy flyttade till Alexandersgatan i Helsingfors i början av 2018. Flytten föregicks av ett par år i tillfälliga utrymmen och beslutet att ge upp de långvariga, men vattenskadade lokalerna vid Södra kajen. "Samtidigt beslutades att all utrustning skulle förnyas. Det var lättare att lämna de skräddarsydda och integrerade möblerna i de gamla lokalerna än att ens försöka flytta dem", minns IT-chef Marjaana Laitinen. Alla partners i White & Case Oy, med Timo Airisto i spetsen, tog del i beslut gällande flytten. Laitinen ansvarade, tillsammans med HR-chefen Sevi Pesonen, för alla praktiska arrangemang. Konstsamlingen och mindre föremål togs med i flytten, i övrigt startades planeringen av de nya lokalerna från noll.

White & Case och Audico har ett par decennier av gemensam historia och det var klart för Marjaana Laitinen att hon ville att de nya lokalernas audiovisuella lösningar skulle skötas tillsammans med Audico, och särskilt Mikko Tenhunen. "Förtroende och vana", konstaterar Laitinen. "När du är van vid att sakerna sköts utan extra ansträngning och kvaliteten är hög, är det uppenbart att du vill fortsätta arbeta tillsammans."

Eftersom White & Case är ett globalt företag med flera tusen anställda, medför företagets tillvägagångssätt både klarhet men också utmaningar i form av lokala kulturskillnader, särskilt då det är frågan om flytt som är i det finska kontorets storleksklass. Företaget har tydliga specifikationer för lokaler som förenar företagets image internationellt från Australien till Italien och från Brasilien till Kazakstan. "Vanligtvis är det inte möjligt att välja partner från land till land, utan all audiovisuell utrustning samt installatörer kommer från företagets egna AV-hanteringsställen, närmast Finland skulle ha varit London”, förklarar Marjaana Laitinen. "Till vår lycka är Finland ett så avlägset land att jag lyckades övertala ledningen att det inte är smart att flyga hit människor när kompetensen finns närmare”.  I efterhand har Laitinens beslutsamhet sparat mycket pengar, tid och möda. ”Renoveringen försenades, och AV-experterna från London skulle ha kommit hit mitt under en fullständig renovering, helt i onödan. Det var mycket lättare att komma överens om saker med Esbo*. Fördelarna med en halvtimmes bilresa blev tydlig, särskilt i situationer då behovet av service eller annan teknisk support var akut”. Audicos projektledare Tero Torenius får beröm. ”Under renoveringen blev Tero nästan en del av vår arbetsgemenskap”, skrattar Laitinen och Pesonen då de tänker på renoveringsfasen.

När koncernledningen beviljat den finska byrån undantagslov flög Olli Mäkinen, som har specialiserat sig på AV-kontrollsystem och programmering, till New York, hemmabasen för White & Case, för att bekanta sig med företagets arkitekter och alla tekniska handböcker. Projektförsäljningschef Mikko Tenhunen började i sin tur ett nära samarbete med White & Case-byrån i Filippinerna, där projektledningen fanns denna gång. "Vi fick en exakt lista över önskad utrustning, lyckligtvis passade Audicos produktrepresentationer bra ihop med behovet och specifikationerna".

Förutom varumärken har vissa standarder för funktionaliteter också definierats på koncernnivå. "Exempelvis bör bordsskivornas glans och rumsakustiken fylla vissa standarder, eftersom vi håller många videokonferenser och vill att bilden inte ska skilja åt verksamhetsländerna." Jämställdhet i arbetet är en av utgångspunkterna hos White & Case. Arbetet görs med samma utrustning och på samma sätt, vare sig det är verkställande direktören eller en ny advokat, i en skyskrapa i Singapore eller i en byggnad som skyddats av museiverket på Alexandersgatan i Helsingfors.

De nya lokalerna för White & Case sprider sig över två våningar. På femte våningen finns klientrum, det vill säga ett öppet väntrum fullt med ljus, fyra konferensrum och ett flerfunktionsrum. Det största utrymmet, Väinämöinen, rymmer 20 personer vid samma bord. Vellamo, Louhi, Aino och Ilmatar** är traditionella konferensrum, varav två har videokonferensfärdigheter. Väinämöinen kan omvandlas från ett konferensrum till ett klassrum eller ett avslappnat vardagsrum med barstolar och soffor. AV-lösningarna anpassar sig till evenemangen.

"Fungerade som en dröm", sammanfattar Laitinen och Pesonen renoveringens projektledning från planerarnas sida. Mikko Tenhunen från Audico betonar att det som har varit exceptionellt i det här projektet har varit att AV-lösningar har inkluderats i planeringen från början. "Det känns galet att det inte skulle ha varit så för det är AV-lösningar allt handlar om", säger Sevi Pesonen högt och minns diskussionerna med möbeltillverkarna om hur man döljer tekniken i konferensborden snyggt. "Våra konferensutrymmen är nu så vackra och funktionella att vi får förfrågningar om vi kan hyra ut våra lokaler."

Utöver Audicos proffs ansvarade inredningsarkitektbyrån Gullstén & Inkinen Oy och renoveringskonsulten Marco Savolainen från CBRE Finland för de nya lokalernas design och funktionalitet.

Resultatet är ett fungerande utrymme och en slutfaktura på audiovisuella lösningar som inte steg från det ursprungliga. Den globala ledningen var också nöjd med sitt beslut att låta Audico genomföra alla de audiovisuella planerna och lösningarna. "Hur kunde någon vara missnöjd när allt fungerar?"

 

 

*) Audico Systems Oy, som är verksam i Finland, har sitt huvudkontor i den finska staden Esbo.

**) Väinämöinen, Vellamo, Louhi, Aino och Ilmatar är mytologiska karaktärer som förekommer i det finska nationaleposet Kalevala.